Hallo Christian,
es ist eigentlich egal, ob das Treffen am Arsch der Welt ist. Denn du solltest auf jeden Fall auch so viel Arsch sein, dass du das Konzept genau so ausrichtest, wie es Dir am Liebsten ist. Alles andere wird nicht weit führen.
Du müsst den Zeitpunkt festlegen, wann es dir in den Kram passt. Du musst den Komfort-Level definieren, der dir die Sache wert zu sein scheint. Und du legst den Orga-Aufwand fest, den Du zu leisten bereit bist. Alles andere ist egal. Du musst das Treffen für dich organisieren und nicht für andere.
Wenn du das weißt, dann mache dafür eine Location klar (Kapazitäten, Preise, Zeit), preis´ sie an, fixiere Interessenten und du hast etwas Konkretes in der Hand. Auf Grund meiner Erfahrung, würde ich dir zu einer Anzahlung der Bettenbelegung durch die Interessenten raten. Ich hatte ein Jahr mal vertraut ...
Mein Treffen entstand aus der gleichen Basis heraus, nur war es vor neun Jahren das Forum siedeln.de. Wir haben es erst in Illereichen ausgerichtet. Das wurde mir dann - als es richtig gut lief - nach drei Jahren aus Brandschutzgründen zugesperrt (Gott sei Dank). Ich habe vor der Haustür im Thalhäusl neu begonnen. Nach fünf Jahren ist es nun zum ersten Mal mit über 40 Teilnehmern komplett ausgelastet. Um die Nachfrage wieder zu entspannen, werde ich im nächsten Jahr das Treffen statt der bisherigen fünf Tage über zehn Tage anbieten. Ist vielleicht dann auch ein Anreiz für eine längere Anfahrt.
Kurzfristig wird man kein gutes Selbstversorgerhaus mehr bekommen. Ich denke, hier sind ein bis zwei Jahre Vorplanung erforderlich (Thalhäusl 17 habe ich bereits letztes Jahr gefixt). Je weiter Du die Preisschraube nach oben weitest, um so leichter wird es kurzfristig möglich werden. Dafür wird jedoch der Interessentenkreis entsprechend immer kleiner - und schwieriger.
Bei mir meckern die immer über ihre eigenhergestellte Verköstigung.
Aber - die Regel ist der Gruppenapplaus für die jeweiligen Köche.
Liebe Grüße
Nils (kostet´s Orga-Thalhäusl locker volle zwei Wochen Zeit im Jahr und weitere 80 €)