Natürlich wären in einer idealen Welt die Erklärbären ideal vorbereitet. Die Wirklichkeit sieht aber manchmal gerade in kleinen Verlagen anders aus.
Erklärer müssen erstmal rekrutiert werden. Auch wenn viele jedes Jahr erklären gibt es immer wieder Umschichtungen. Zusätzlich müssen ggf noch zusätzliche Quartiere gebucht werden. Erklärer machen das oft als Freundschaftsdienst, haben Job oder studieren und u. U. wenig Zeit sich vorzubereiten. Eine Agentur können sich die wenigsten Verlage leisten.
Vor der Messe einen Erklärertag zu organisieren, an dem sich alle Erklärer treffen und geschult werden ist schwierig und zeitaufwendig.
Selbst wenn man das macht müssten alle Spiele bis dahin fertig sein. Sind sie aber oft nicht. Viele Spiele werden erst zur Messe geliefert - auch digitale Daten (Spielanleitungen) werden u. U. sehr kurzfristig fertig. Eine Mehrfachausführung von Prototypen existiert meistens nicht.
Speziell zu den Heidelbergern: Viele der Spiele von den Heidelbergern (vor allem FFG Umsetzungen) haben einen riesigen Regelumfang. Die Heidelberger sind zusätzlich noch Großhändler. Das stellt also eine Doppelbelastung dar und kann nicht einfach mal vor der Messe aufgegeben werden. Es gibt keinen einzelnen Mitarbeiter, der sich nur um oben genannte Punkte (da kommt ja zur Messevorbereitung noch viel mehr dazu) kümmern könnte. Überhaupt hat der Heidelberger Spieleverlag weniger Mitarbeiter, die sich mit der Verlagstätigkeit beschäftigen als man denkt. Die 2-3 Jungs in der Redaktion reißen knapp 70 Veröffentlichungen pro Jahr und arbeiten fast ständig am Kapazitätslimit.
Natürlich kann man sagen die Heidelberger übernehmen sich. Warum hat ein eigentlich kleiner Verlag einen so riesigen Stand auf der Messe? Auf der anderen Seite ist es toll, dass durch die Heidelberger so viele Spiele mit verschiedenen Partnerverlagen für den deutschen Markt zugänglich gemacht werden. Es ist also als Dienst am Kunden zu sehen, wenn der Heidelberger es immer wieder schafft so viele Neuheiten zu präsentieren und hat nichts mit "Hauptsache verkauft" zu tun. Reich werden sie dadurch nicht. Insofern: Respekt.
Dennoch gebe ich dir recht, dass jeder Verlag sich diese Kritikpunkte zu Herzen nehmen und daran arbeiten sollte!