Hallo,
ich finde es so, wie du es nun beschrieben hast, besser und akzeptabel. Den Standard-Text der Mail würde ich an deiner Stelle unbedingt verändern, denn der ist wirklich krass formuliert...
Bezüglich der PNs kenne ich es aus einem anderen Forum, das auch mit der WoltLab-Software arbeitet, dass man pro User eine Menge an Speicher einstellen kann, die durch PNs belegt wird. Der Belegungsgrad wird dann dem Benutzer angezeigt, siehe Screenshot. Vielleicht bekommst du das ja auch irgendwie hin...