Pustetroll, ich würde eher darauf tippen, dass die Person, die Reklamationen bearbeitet, eventuell hauptberuflich innerhalb der Firma etwas anderes macht und daher nur gewisse Timeslots für diese Tätigkeit zur Verfügung stehen. Und wenn die fehlenden Teile nicht direkt im Büro liegen, müssen sie sicherlich erst noch beschafft werden. Das bedeutet dann, dass man eine interne Bestellung durchführen muss und aus dem Lager dann ein oder mehrere passende Exemplare hoch in die Büros geschafft werden. Da Lager und Verwaltung bei der Firma dann auch nicht unbedingt am gleichen Standort liegen, geht vielleicht auch dann noch Zeit dabei drauf.
Und jetzt wirds tricky: WENN das oder die angeforderten Exemplare auch noch den gleichen Mangel haben, geht das Rotieren los und man muss entscheiden, entweder noch mehr Exemplare aus dem Lager zu holen und zu öffnen oder generell beim Hersteller der fehlenden Teile entsprechenden Ersatz nachordern.
Das man so etwas dann nicht unbedingt dem Kunden mitteilt, sollte klar sein, denn es ist ja durchaus peinlich.
Eine andere durchaus wahrscheinliche Alternative: Die Person, die dafür zuständig ist, hat ihren wohlverdienten Sommerurlaub. Und bei dem "verantwortungsvollen Job der Reklamationsbearbeitung" wird es wahrscheinlich keinen geben, der den Job dann zeitweise übernimmt. Sind ja schließlich keine lebenswichtigen Dinge, sondern nur ein paar Holzteile (DAS ist ironisch, ich kenne das Gefühl dieses ungewissen Wartens auch sehr gut...)
Im Endeffekt hilft also nur: Warten und ggf. nach 4-6 Wochen eine Nachfrage stellen. Dann wird die Person wieder aus dem Urlaub sein, hat entsprechende Ersatzspiele auf dem Schreibtisch oder die fehlenden Teile werden irgendwo auf der Welt nachproduziert.