Welche Zielsetzung habt ihr als Veranstalter? Welchen Schwerpunkt möchtet ihr setzen?
Wenn es euch selbst auf Dauer mehr nach Vielspielerrunden gelüstet und die Runden mit den Familien-/Wenigspielern eher als Pflicht empfunden werden, könnte eine Veränderung der Zielsetzung angebracht sein. Immerhin macht ihr das - wie ich vermute, und wie es bei den allermeisten Organisatoren von Spieletreffs sein dürfte - in eurer Freizeit und kostenlos und somit quasi ehrenamtlich.
Wenn ihr darin investieren möchtet, mehr Familien-/Wenigspieler anzusprechen, hier ein paar Ideen. Bei diesen meine ich natürlich nicht, dass ihr alles auf einmal machen solltet, und ich gehe auch davon aus, dass das eine oder andere für euch nicht passt... aber in der Hoffnung, dass etwas dabei ist, das ihr oder vielleicht auch andere Spieletrefforganisatoren als hilfreich empfindet.
Welche anderen Veranstaltungen gibt es im Familienzentrum? Vielleicht mal einen Spieletisch dort anbieten oder die Gelegenheit nutzen, dort mit Leuten ins Gespräch zu kommen?
Gibt es ein Gemeindeblatt oder sonstige lokale Medien, in denen ihr die Termine ausschreiben könnt, ohne dass euch Kosten entstehen? Vielleicht auch mal Berichte veröffentlichen? Das kann evt. auch einen langen Atem erfordern. Unwahrscheinlich, dass nach einem ersten solchen Bericht euch die Leute die Bude einrennen - aber steter Tropfen höhlt den Stein.
Vielleicht habt ihr folgendes schon so oder in ähnlicher Form: Für uns sehr bewährt hat sich die Einrichtung eines Mailverteilers, auf dem über aktuelle Spieletermine informiert wird. Zum einen gibt das immer die Bestätigung, dass ein Termin stattfindet, zum anderen haben wir das Gefühl, dass Leute, die länger nicht dabei waren, sich eher trauen, mal wieder zu kommen, wenn sie per Mail eingeladen werden. Ich spreche Leute immer aktiv an, ob sie auf den Verteiler möchten und betone, dass sie weder auf Mails antworten müssen noch sich zum Spieleabend an- oder gar abmelden müssen - sehr wohl aber jederzeit und auch nach längeren Pausen eingeladen sind.
Was ich noch fragen wollen würde: Du schreibst "Mit der steigender Teilnehmerzahl wächst jedoch der Organisationsaufwand". Weshalb ist das so? Nach meiner Erfahrung (auch 10 Jahre öffentlicher Spieletreff) kann man auch von bis zu 10 auf 20 oder mehr Personen gut mit dem Modell skalieren "wir als Veranstalter sehen zu, dass genügend Spiele zur Auswahl stehen - wer kommt, darf gerne selber auch Spiele mitbringen - und bilden dann damit vor Ort die Spielerunden".
Du schreibst zudem:
Familienspieler oder Spieleanfänger trauen sich nicht oder werden zunehmend abgeschreckt,
Woran machst du das fest?
Rein hypothetisch: Was ich persönlich bei solchen Veranstaltungen als unangenehm und abschreckend empfinden würde, wäre wenn es Gruppen geben würde, die sich gleich einigeln und mir das Gefühl geben würden, ich sei nicht erwünscht. Das passiert meiner Erfahrung besonders dann, wenn etwa Mitspieler dabei sind, mit denen eigentlich niemand spielen möchte, oder wenn sich Leute zusammen finden, die eben genau ihr komplexes Spiel xy spielen möchten und Angst haben, die Runde werde durch einen Anfänger oder jemanden, den sie sonstwie nicht einschätzen können, gesprengt. Ich denke, in solchen Fällen ist das Fingerspitzengefühl der Veranstalter gefragt, das durch gute Kommunikation aufzufangen oder ggf. auch mal anzusprechen bei den Einiglern (sieht man in diesem Wort den Igel noch?!). Oder bei Mitspielern, mit denen niemand spielen möchte. In unserem Treffen hatten wir zwar durchaus schon "komplexe Charaktere", aber zum Glück niemanden, den wir nicht integriert bekamen.
Was zum Beispiel für unser Treffen gut funktioniert (was nicht heißt, dass es die allumfassende Lösung sei, und es gibt auch keine Garantie, dass es für euch ebenfalls klappen würde): Wir beginnen um 19:30 Uhr und haben die Vorgehensweise, dass erst dann alle Runden loslegen, wenn wirklich jeder eine Spielrunde gefunden hat. Allerdings ist unser Treffen so ausgelegt, dass nicht uneingeschränkt Rücksicht auf Nachzügler genommen wird. Das hört sich strenger an als es gelebt wird. Nur wer wirklich deutlich nach 19:45 Uhr kommt, sollte vorher verlässlich Bescheid geben oder muss halt auf das Ende der ersten Gruppe warten.