Ich würde die Termin verteilen. Deswegen auch mein Vorschlag von 3 Events. Zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Tagen.
Mittwoch abend ist sicher nicht schlecht,
und Sonntag vormittag auch nicht.
Dazwischen würde doch noch ein Freitag nachmittag passen, oder??
Damit solltest Du das Groh abgedeckt haben. Wer dann nicht mitmacht kann schlicht weg nicht, das ist dann halt dumm gelaufen. Oder will nicht, dann ist der Termin eh wurscht...